Horeca
Tot 12 uur per week minder kwijt aan reserveringen, roosters en gastcontact. Gasten reserveren ook buiten openingstijd, 24/7 en zonder extra kosten.
Je personeel is elke dag uren bezig met reserveringen via telefoon en e-mail. Gasten die niemand te pakken krijgen, bellen het volgende restaurant. Dat kost reserveringen en omzet.
Zonder bevestiging of herinnering komen gasten niet opdagen, of staan er twee groepen voor dezelfde tafel. Het gevolg: lege tafels op avonden die vol hadden kunnen zitten.
Een rooster met de hand maken kost tijd en gaat snel mis. Bij ziekte of een geruilde dienst zit er een gat in de bezetting en moet de rest van het team harder werken.
Een slechte review of een vraag op sociale media die dagen onbeantwoord blijft, zien nieuwe gasten ook. Reageer je laat, dan kiezen zij voor een ander restaurant.
De Nederlandse horeca draait meer omzet, maar met te weinig mensen. Volgens het CBS (2026) lag de omzet van de horeca in 2025 3,9 procent hoger dan in 2024. Bij eet- en drinkgelegenheden was de groei 4,8 procent. Tegelijk stonden er eind tweede kwartaal van 2025 nog 26 duizend vacatures open in de horeca, meldt het CBS (2025).
Het personeelstekort raakt de openingstijden direct. Volgens een analyse van ABN AMRO (2025), gebaseerd op de conjunctuurenquête van het CBS van april 2025, beperkt bijna 20 procent van de restaurants en cafés het aanbod tot de arbeid die beschikbaar is. Zij gaan dus vaker of eerder dicht. Dezelfde analyse noemt een uitstroom van zo'n 35 procent van het aantal banen per kwartaal. Wie je vandaag inwerkt, is over een paar maanden vaak alweer weg.
Automatisering wordt in restaurants nog weinig ingezet. Volgens dezelfde CBS-enquête zet 10 procent van de restaurant- en caféhouders in op automatisering om het personeelstekort op te vangen, tegen 25 procent van de logiesverstrekkers. Het CBS (2025) meldt dat 6 procent van de horecabedrijven in 2025 AI gebruikte. Over alle bedrijven met 2 of meer werkzame personen was dat 17 procent.
In een onderzoek van Lightspeed en Zenchef onder 250 Nederlandse horecaondernemers (juni tot augustus 2024, gepubliceerd via Emerce) zegt 88 procent minstens één keer per maand een no-show te hebben. Bij 31 procent gebeurt het meerdere keren per week. 83 procent stuurt een herinneringsmail, 16 procent vraagt een aanbetaling en 35 procent neemt geen maatregelen. Let op: dit onderzoek komt van twee softwareleveranciers.
Koninklijke Horeca Nederland geeft concrete tips: bevestig een reservering een paar uur vooraf per sms of telefoon, en maak afzeggen makkelijk via sms of WhatsApp. KHN merkt ook op dat gasten die online reserveren vaker wegblijven dan gasten die bellen. Juist die stappen kun je automatiseren.
TimeFyndr ziet in de horeca vooral één knelpunt: het team staat op de vloer en de telefoon gaat toch. Elke reservering die tijdens de service telefonisch binnenkomt, kost aandacht van iemand die eigenlijk gasten bedient. Een AI-telefoonassistent van TimeFyndr neemt die gesprekken aan, zet de reservering in je reserveringssysteem en stuurt de gast een bevestiging. Je team blijft bij de gasten in de zaak.
Gasten reserveren online wanneer het hen uitkomt, ook als je dicht bent. Het systeem houdt beschikbaarheid, overboekingen en de wachtlijst zelf bij. Zo mis je geen reserveringen meer buiten openingstijd.
Gasten krijgen automatisch een bevestiging per sms en e-mail, en een herinnering 24 uur en 2 uur vooraf. Dat scheelt no-shows, en wie toch niet kan, zegt eerder af.
Het rooster volgt je bezoekcijfers, het seizoen en wie er beschikbaar is. Per dienst zie je hoeveel mensen je nodig hebt. Geen overbezetting op rustige avonden, geen tekort als het vol zit.
Nieuwe reviews en meldingen komen op één plek binnen. AI schrijft een conceptantwoord dat je nakijkt en plaatst. Zo krijgt elke review snel een net antwoord, ook de kritische.
Hieronder vier situaties die in elk restaurant, café of hotel voorkomen. Per situatie zie je wat de AI-assistent zegt en doet, en wat er daarna in je systemen staat. Het zijn voorbeelden van wat TimeFyndr bouwt, geen verhalen van klanten. Welke stappen je wilt, bepalen we samen in de intake.
Je bediening heeft in die tijd geen telefoon aangeraakt.
Een groepsaanvraag die vroeger op de voicemail bleef staan, ligt nu de volgende ochtend klaar om op te pakken.
Dit volgt de tips van KHN: bevestigen vooraf en afzeggen makkelijk maken. Het verschil is dat niemand er tijdens de dienst aan hoeft te denken.
Bij hotels werkt het op dezelfde manier: de assistent beantwoordt vaste vragen over inchecktijden, parkeren en ontbijt en verbindt door of maakt een terugbelverzoek bij boekingswijzigingen.
Maak je ook afspraken in plaats van tafelreserveringen, bijvoorbeeld in een wellness of beautysalon? Lees dan hoe het werkt bij AI automatisering voor kappers en salons. Verkoop je ook online, zoals cadeaubonnen of een webshop met producten uit je keuken? Bekijk dan AI automatisering voor webshops.
TimeFyndr bouwt de automatisering rond de systemen die je al gebruikt. We koppelen met systemen als Lightspeed, unTill, Zenchef en Shiftbase via hun API of via bestaande koppelingen. Je hoeft dus niet over te stappen op een nieuw kassasysteem of reserveringssysteem. We zijn geen officiële partner van deze leveranciers. In de intake kijken we per systeem welke koppeling beschikbaar is en wat je abonnement toestaat.
Gebruik je een ander systeem, dan zoeken we uit of er een API of exportmogelijkheid is. Lukt een koppeling niet, dan zeggen we dat vooraf.
De prijs van AI automatisering voor een restaurant hangt af van wat je wilt automatiseren en met welke systemen we koppelen. TimeFyndr noemt daarom geen vaste prijs op deze pagina. Je krijgt na het gesprek een voorstel met een vaste maandprijs. Wat je er tegenover kunt zetten, reken je met het voorbeeld hieronder zelf uit.
Dit is een rekenvoorbeeld, geen belofte. Het uurloon komt van de Rijksoverheid: het wettelijk minimumloon voor werknemers van 21 jaar en ouder is per 1 juli 2026 € 14,99 bruto per uur. Werkgeverslasten komen daar nog bij en zitten niet in de som. De aantallen telefoontjes, no-shows en de besteding per gast zijn aannames. Vul je eigen cijfers in.
| Onderdeel | Uitgangspunt | Uitkomst |
|---|---|---|
| Telefoontjes over reserveringen | 20 per dag, 3 minuten per gesprek (aanname) | 60 minuten per dag |
| Per week | 6 openingsdagen | 6 uur |
| Loonkosten telefoontijd | 6 uur x € 14,99 bruto | € 89,94 per week |
| Per maand | x 4,33 weken | ca. € 390 |
| Omzet per no-show | tafel van 4, € 40 besteding per gast (aanname) | € 160 |
| No-shows per week | 2 (aanname) | € 320 per week |
In dit voorbeeld kost alleen het telefoneren ongeveer € 390 bruto loon per maand, en lopen twee no-shows per week op tegen € 320 gemiste omzet. Elke no-show die je voorkomt of opvult met iemand van de wachtlijst, telt in dit voorbeeld voor € 160 mee. Wat het meeste oplevert, staat niet in de tabel: een telefoon die de bediening niet meer onderbreekt op het drukste moment.
Zet deze bedragen naast de maandprijs in ons voorstel. Dan zie je zelf of het uit kan.
We kijken hoe reserveringen, roosters en gastcontact nu lopen en waar de meeste tijd in gaat.
We bepalen wat we automatiseren en in welke volgorde, afgestemd op jouw zaak.
We bouwen het systeem en koppelen het aan je reserveringssysteem en kassa.
We meten wat het oplevert en passen aan waar het beter kan.
Een AI-telefoonassistent in een restaurant of hotel kan AVG-proof werken, als de afspraken kloppen. TimeFyndr verwerkt de gastgegevens namens jou. Jij bent verwerkingsverantwoordelijke, TimeFyndr is verwerker. Daarom sluiten we per project een verwerkersovereenkomst af, leggen we vast welke gegevens de assistent vraagt en hoe lang ze bewaard blijven, en melden we de beller aan het begin dat hij met AI spreekt.
Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is een verwerkersovereenkomst verplicht zodra een andere partij persoonsgegevens voor jou verwerkt (artikel 28 lid 3 AVG). Daarin staan onder meer het doel van de verwerking, het soort gegevens, de beveiligingsmaatregelen en welke subverwerkers er zijn. Je blijft zelf verantwoordelijk, ook als de verwerker de overeenkomst opstelt.
Een organisatie hoeft voor het opnemen van een telefoongesprek niet altijd toestemming te vragen, bijvoorbeeld als de opname nodig is om een overeenkomst uit te voeren. Wel moet de beller aan het begin van het gesprek horen dat het wordt opgenomen, zo legt Kassa (BNNVARA) uit op basis van de regels van de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor een reservering is een opname vaak niet nodig. Per project kies je: een opname, alleen een tekstverslag, of alleen de reservering zelf.
Sinds 2 augustus 2026 gelden de transparantieregels uit de Europese AI-verordening. Volgens MKB Servicedesk (2026) moet een gebruiker weten dat hij niet met een medewerker in gesprek is als een AI-assistent de klantenservice doet. De assistenten van TimeFyndr zeggen dat daarom aan het begin van elk gesprek.
Een allergie kan iets zeggen over iemands gezondheid, en gezondheidsgegevens zijn onder de AVG bijzondere persoonsgegevens. We laten de assistent daarom alleen vastleggen wat de keuken nodig heeft, bijvoorbeeld "glutenvrij", en spreken met jou af wanneer die notitie na het bezoek wordt verwijderd.
We kiezen waar mogelijk voor opslag en verwerking binnen de EU. Welke diensten we gebruiken en waar die hun data verwerken, staat per project in de verwerkersovereenkomst. Zo weet je vooraf waar de gegevens van je gasten terechtkomen.
De kosten hangen af van de grootte van je zaak en wat je wilt automatiseren. Veel restaurants verdienen de investering binnen 2-3 maanden terug, door minder personeelsuren en meer reserveringen. Je krijgt een voorstel op maat, met een ROI-berekening erbij.
De meeste restaurants hebben binnen 2-4 weken een werkend AI-reserveringssysteem. We doen een korte intake, richten het systeem in en leren je team ermee werken. Koppelingen met andere systemen kunnen langer duren. We plannen de overstap zo dat de zaak gewoon doordraait.
In de meeste gevallen wel. We koppelen met kassasystemen die in Nederland veel gebruikt worden, zoals Lightspeed en unTill, en met reserveringssystemen als Zenchef en TheFork. Dat gaat via hun API of via bestaande koppelingen. Gebruik je een ander systeem, dan kijken we wat mogelijk is. Het doel: geen dubbel invoerwerk en geen handmatige omwegen.
Het systeem kijkt naar je bezoekcijfers van eerdere periodes, het seizoen en wie er beschikbaar is. Daarmee maakt het een rooster met genoeg mensen op de vloer, zonder onnodig overwerk of te hoge personeelskosten. Medewerkers geven hun beschikbaarheid door via een app.
Gastgegevens zoals namen, telefoonnummers en e-mailadressen worden versleuteld opgeslagen en alleen gebruikt voor je reserveringen en gastcontact. We kiezen waar mogelijk voor opslag binnen de EU. In een verwerkersovereenkomst leggen we vast welke gegevens we verwerken, hoe lang ze bewaard blijven en welke subverwerkers er zijn.
Ja, als de afspraken kloppen. TimeFyndr sluit per project een verwerkersovereenkomst met jou af, zoals de AVG voorschrijft. De assistent meldt aan het begin dat de beller met AI spreekt en vraagt alleen gegevens die nodig zijn voor de reservering. Gesprekken worden alleen opgenomen als je daarvoor kiest, en dan hoort de beller dat aan het begin van het gesprek.
Ja. Sinds 2 augustus 2026 moeten bedrijven onder de Europese AI-verordening duidelijk maken dat iemand met AI praat. De assistent zegt dat aan het begin van het gesprek. Wil de gast liever iemand van het team spreken, dan verbindt de assistent door of zet hij een terugbelverzoek klaar.
De assistent werkt met de informatie die je aanlevert, zoals menukaart, openingstijden en groepsvoorwaarden. Staat het antwoord daar niet in, dan noteert hij de vraag, de naam en het telefoonnummer, en zet hij een terugbelverzoek klaar in je mail of systeem. Tijdens openingstijden kan hij ook doorverbinden naar een vast nummer.
Ja. Voor groepen boven een grens die je instelt, neemt de assistent de aanvraag op en zet die klaar voor de manager, in plaats van zelf te boeken. Allergieën en dieetwensen komen als korte notitie bij de reservering, zodat de keuken ze ziet. Omdat dit gezondheidsinformatie kan zijn, spreken we af hoe lang die notitie bewaard blijft.
Ja. Een café krijgt vaak minder reserveringen maar veel vragen over openingstijden, de keuken en groepen. Een hotel krijgt vragen over inchecken, parkeren en ontbijt. De assistent beantwoordt die vragen uit een vaste kennisbank en verbindt door bij boekingswijzigingen. Voor hotels koppelen we waar mogelijk met het hotelsysteem, zoals Mews.
Een herinnering geeft de gast een makkelijk moment om af te zeggen, zodat je de tafel nog kunt vullen. Koninklijke Horeca Nederland raadt aan reserveringen vooraf te bevestigen en afzeggen via sms of WhatsApp makkelijk te maken. TimeFyndr automatiseert die stappen: een bericht vooraf met een knop om te bevestigen of af te zeggen, en een bericht aan de wachtlijst als er een tafel vrijkomt.
Je reserveringssysteem regelt de online reserveringen. TimeFyndr voegt toe wat daaromheen blijft liggen: de telefoon die tijdens de service gaat, groepsaanvragen buiten openingstijd, de wachtlijst, een roostervoorstel uit kassadata en antwoorden op reviews. We bouwen het bovenop het systeem dat je al hebt, zoals Zenchef of TheFork.
In een gratis audit laten we zien welke taken in jouw zaak automatisch kunnen en wat dat per week scheelt.
Gratis audit aanvragenDe cijfers op deze pagina komen uit de onderstaande bronnen. De bedragen in het rekenvoorbeeld zijn aannames, behalve het minimumloon. Meer over wat we doen voor andere MKB-bedrijven lees je op de homepage van TimeFyndr over AI automatisering.